مرکز تلفن ابری چه مزایایی دارد؟

سرویس ابری

سال های زیادی است که که تکنولوژی های ارتباطی درون سازمانی با حضور سرویس دهندگان ابری در حال مهاجرت به سمت مجازی شدن هستند. سرویس هایی مثل اتوماسیون اداری، نرم افزار مدیریت مشتری (CRM)، فایل سرور، نرم افزار حضور و غیاب، مرکز تلفن، خطوط تلفنی و… از جمله خدماتی هستند که در سال های اخیر به سمت سرویس های ابری در حال مهاجرت هستند.

سرویس های ابری در واقع همان ویژگی و قابلیت هایی را که یک سرویس درون سازمانی فیزیکی دارد ارائه می کنند. با این تفاوت که به جای قرارگیری سرور در محل شرکت و استفاده از منابع سخت افزاری و چالش های نگهداری، سرور در یک شرکت دیگر قرار می گیرد و سرویس دهی بر بستر اینترنت و آنلاین صورت می گیرد. در ادامه به تاثیر مرکز تلفن ابری بر کسب و کارهای کوچک و متوسط می پردازیم.

تعریف کسب و کار کوچک و متوسط

در ایران استاندارد مشخصی برای تعریف بنگاه های کوچک و متوسط ارائه نشده است و از سازمانی به سازمان دیگر بر اساس تعداد کارمندان، میزان سرمایه، دارایی کل، حجم فروش و ظرفیت تولید متفاوت است. با این اوصاف کسب و کارها بر حسب اندازه 49-10 نفر کارمند، 99-50 نفر کارمند و 149-100 نفر کارمند در زمره بنگاه های کوچک تا متوسط قرار می گیرند.

مرکز تلفن ابری به زبان ساده

مرکز تلفن اینترنتی و ابری یا به اصطلاح Hosted PBX یک سرویس ارائه دهنده مدیریت تماس است که کاربران می توانند از طریق اینترنت با آن ارتباط برقرار کنند. خطوط ثابت داشته باشند، تماس بگیرند، به تماس های ورودی پاسخ دهند، منشی دیجیتال داشته باشند، از مکالمات خود گزارش تهیه کنند و هیچ تماسی را از دست ندهند. اگر نیاز به یک مرکز تلفن تحت شبکه دارید می توانید به وبسایت یک سرویس دهنده مرکز تلفن ابری مراجعه کنید مانند وبسایت تلینا یا … مراجعه کنید و با انتخاب تعداد خط تلفن ثابت، داخلی، منشی دیجیتال و … در عرض چند دقیقه سرویس خود را دریافت کنید. تنها چیزی که لازم دارید یک گوشی هوشمند یا کامپیوتر است! به همین سادگی.

مزایای مرکز تلفن ابری چیست؟

1. مقرون به صرفه

خرید سرورهای فیزیکی به دلیل قیمت بالای آن ها همیشه یکی از چالش های کسب و کارهای کوچک تا متوسط بوده است. شرکت هایی که از سرور های فیزیکی برای مرکز تلفن استفاده می کنند علاوه بر سرور باید رک و تجهیزات جانبی آن را نیز تهیه نمایند که این تجهیزات هزینه های جانبی را در کنار خرید سرور برای مدیران کسب و کارهای کوچک و متوسط به همراه دارد.

2. قابلیت جابجایی

یکی از مهم ترین ویژگی های مرکز تلفن مجازی امکان جابجایی و عدم تعلق به یک موقعیت مکانی است. در صورتی که شرکت شما از یک منطقه به منطقه ای دیگر انتقال پیدا کند، مرکز تلفن شما بدون لحظه ای اختلال به کار خودش ادامه می دهد. این مزیت به شما این امکان را می دهد تا در شرایط بحرانی همچنان پاسخ گوی مشتریان خود باشید و در زمان جابجایی نگران از دست دادن خطوط و مشتریان خود نباشید.

3. کاهش هزینه های جاری

مراقبت از سرورهای فیزیکی، استفاده 24 ساعته تجهیزات از برق، استفاده از نیروی فنی با تجربه برای پشتیبانی اختصاصی و هزینه سرویس های دوره ای از جمله مواردی هستند که با داشتن مرکز تلفن ابری به آنها نیازی نخواهید داشت به همین دلیل هزینه های جاری شرکت کاهش پیدا خواهد کرد.

4. استفاده در زمان دورکاری

اگر سازمان شما سیاست های دورکاری دارد، یا شما یک فریلسنر هستید، یا یک وبسایت فروشگاهی آنلاین دارید و می خواهید خط تلفن ثابت شما همیشه در دسترس باشد و یا با کارمندان خود در هر موقعیت جغرافیایی در ارتباط باشید و به مشتریان خود پاسخ دهید، مرکز تلفن ابری به شما این امکان را می دهد تا در هر شرایط هیچ تماسی را از دست ندهید و ارتباطات غیر حضوری شما پایدار باشد.

5. پشتیبانی شبانه روزی

بسیاری از شرکت ها که کسب و کارشان مبتنی بر ارتباطات غیر حضوری است اهمیت ویژه ای را برای تماس های خود قائل هستند. این نوع مشاغل همیشه نیاز به یک یا چند پشتیبان فنی جهت پشتیبانی موثر سیستم تلفن خود دارند. برخی از این مشاغل به صورت شبانه روزی سرویس دهی می کنند و در نتیجه از حساسیت بیشتری برخوردار هستند. مراکز تلفن ابری در دیتاسنتری هستند که گروهی به صورت شبانه روزی در حال بررسی عملکرد سرورها هستند. برق اضطراری آنها را تامین می کنند و به صورت شبانه روزی آماده پشتیبانی و پاسخ گویی به مشکلات شما هستند.

6. ارتقای سیستم به ساده ترین روش

هر کسب و کاری خواهان رشد و ارتقای سازمان خود است. رشد یک سازمان برابر با رشد منابع انسانی و استفاده بیشتر از سرویس های داخلی سازمان است و در نهایت منجر به افزایش تعداد تماس ها و داخلی های یک سازمان خواهد شد. مرکز تلفن ابری به شما این امکان را می دهد تا در کوتاه ترین زمان و با کمترین هزینه ممکن سرور خود را متناسب با نیاز سازمان خود ارتقا دهید.

7. تبدیل شرکت کوچک و متوسط شما به یک مجموعه سازمان یافته

سیستم تلفن هوشمند ویترین شرکت شما و اولین راه ارتباطی مشتری با سازمانتان است. مخصوصا برای مشتریانی که برای اولین بار با شما تماس می گیرند. وقتی با یک شرکت تماس گرفته می شود که یک منشی دیجیتال خوش آمدگویی می کند و سپس واحد های مختلف را برای ارتباط نام می برد، برای تماس گیرند حس اعتماد بیشتری ایجاد می شود تا زمانی که با شماره ای تماس گرفته می شود و بدون داشتن منشی دیجیتال تماس پاسخ داده می شود.

8. انعطاف پذیری بالا

سیستم تلفن ابری به دلیلی ویژگی های نرم افزاری بسیاری که دارد در مقابل نیازهای هر سازمان امکان ارائه راه حل اختصاصی و تغییرات در حین استفاده را دارد. یک سازمان می تواند در زمان استفاده از مرکز تلفن مجازی در سریع ترین زمان ممکن بدون خرید سخت افزار ویژگی جدیدی را متناسب با سیاست های جدید سازمان اضافه نماید.

9. صرفه جویی در وقت کارکنان بخش IT

اگر شما یک سازمان متوسط باشید حتما بخشی به عنوان واحد IT خواهید داشت. این واحد وظیفه رسیدگی به امورات کامپیوتری و شبکه ای پرسنل شما و مراقبت از نرم افزارهایی مثل اتوماسیون یا نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری را در سازمان بر عهده دارد. برون سپاری و استفاده از سیستم تلفن ابری در سازمان می تواند بار پشتیبانی زیادی را از دوش کارمندان بخش IT بردارد و بهره وری سازمان را بیشتر و بهتر کند.

سخن آخر

تغییر وضعیت سیستم های تلفنی سازمان ها به سمت ابری شدن هنوز به عنوان یک چالش، مخصوصا برای سازمان های بزرگ به حساب می آید. متقاعد کردن سازمان های بزرگ مخصوصا مراکز دولتی به دلیل بوروکراسی های اداری و سیاست های مدیریتی دشوار است و هنوز بسیاری از این سازمان ها از سیستم های تلفن سنتی پاناسونیک برای ارتباطات غیر حضوری خود استفاده می کنند. اما در این میان کسب و کارهای کوچک تا متوسط معمولا رغبت بیشتری به تغییرات و پیشرفت سازمانی خود دارند. سرویس های ابری تکنولوژی هایی هستند که سال ها در کشور های توسعه یافته در حال بهره برداری عملیاتی هستند.

در کنار ویژگی های بسیار سودمند HostedPBX، تنها عیبی که می توان از این سرویس آن هم در کشور ایران گرفت، مشکلات زیر ساخت ارتباطی چه بر روی کابل و چه به صورت بی سیم است. اولین قدم در بهره گیری از مرکز تلفن ابری داشتن یک زیر ساخت اینترنت پایدار است. تاریخ ثابت کرده است که استفاده درست از تکنولوژی همیشه دارای سود و منفعت برای افراد و کسب و کارها بوده است. اگر شما هم می خواهید با استفاده از تکنولوژی به کسب و کارتان رونق دهید و ارتباطات غیر حضوری با مشتریان خود را تقویت کنید.