راهکار مهاجرت سازمان‌های بزرگ به سمت مرکز تلفن ویپ (VoIP)

تغییرات سازمانی

سازمان ها به موازات گسترش مقیاس سازمانی، میزان مشکلات زیر ساخت و نیروی انسانی، چالش های تکنولوژیک و ارتباطی شان نیز افزایش پیدا می کند. برای افزایش رشد، توسعه و جلوگیری از گسترش چالش های سازمانی باید آنها را شناسایی و در کوتاه ترین زمان ممکن در طی یک فرایند مستقل آنها را رفع و بهبود بخشید. اگر مشکلات سازمانی در زمان مناسب خود منجر به بهبود و تغییر نشود به مرور زمان کهنه و ساختار یک سازمان را به سمت سنت گرایی و نا کارامدی خواهد برد.

استراتژی های تغییر هر چقدر بزرگتر شوند احتمال موفقیت آنها کاهش پیدا می کند و تنها یک برنامه ریزی مدون و پلکانی می تواند چنین پروژه هایی را به سرانجام برساند. در ادامه شما را با روش ها و مزایای مهاجرت به سمت مرکز تلفن ویپ در سازمان های بزرگ خصوصی و دولتی آشنا خواهیم کردم.

چرا تغییر در سازمان های بزرگ دشوار است؟

سازمان های بزرگ علاوه بر مشکلات استراتژیک رشد دچار بروکراسی های پیچیده نیز هستند. به زبان ساده کاغذ بازی های اداری زیاد نوعی سد برای رشد فعالیت های یک سازمان شده اند. به طور مثال برای خرید یک دستگاه پرینتر در یک سازمان شاید هفته ها پیگیری، کاغذ بازی اداری و ارجاعات بین دپارتمانی وجود داشته باشد تا این اقدام به حصول نتیجه برسد. هر چه سازمان ها بزرگتر شوند ایجاد تغییرات اساسی زیرساخت در آنها دشوارتر می شود. نا آگاهی مدیران ارشد از روند تغییر و ارجاعات بی مورد دپارتمانی از جمله مواردی است که یک سازمان بزرگ را از رشد و ایجاد تغییر باز می دارد.

برای شروع، روند پروژه را در سازمانتان اولویت بندی کنید

از روال کاری و استراتژی های درست یا غلط درون سازمانی که بگذریم، به عنوان شرکتی که تجربه های متعدد پروژه های سازمانی داشته است، پیشنهاد می کنیم پروژه تان اولویت بندی کنید. انتخاب اولویت برای یک پروژه باعث می شود که کمترین خلل در ارتباطات تلفنی شما به وجود آید، از لحاظ اقتصادی برای بودجه سازمان برنامه ریزی کنید و طوری برنامه ریزی کنید که تحول ناگهانی روند فعالیت روزانه کارمندان شما را مختل نکند.

مرکز تلفن تحت شبکه

چگونه به صورت فازبندی شده به سمت مرکز تلفن ویپ مهاجرات کنیم؟

فرض می کنیم شما یک سازمان با 500 پرسنل هستید و حدود 20 سال از شروع فعالیت شما گذشته است. در گذر زمان زیر ساخت ارتباطی سازمان شما شکل گرفته است اما این زیر ساخت که ممکن است سانترال پاناسونیک باشد، پس از سالها منسوخ شده است و برای ارتباطات بهتر با مشتریان، ارباب رجوع و مدیریت پرسنل تصمیم به یک تغییر تاثیر گذار در سازمان دارید. این تصمیم اولین قدم در راه هوشمند سازی زیر ساخت ارتباطی شما خواهد بود.

  1. تصمیم مدیران ارشد به تغییر و پیشرفت سازمان
  2. بررسی هدف های مهاجرت و هوشمند سازی مرکز تلفن موجود
  3. انتخاب یک شرکت متخصص با تجربه به عنوان پیمانکار VoIP یا مشاور VoIP
  4. فازبندی پروژه متناسب با شرایط، سیاست ها و میزان بودجه
  5. اجرای منظم پروژه بر اساس برنامه زمان بندی

پروژه های ویپ

چرا باید به سمت مرکز تلفن VoIP مهاجرت کنیم؟

شاید قدم صفر در ایجاد یک تغییر و تحول در زیر ساخت سازمان اطلاع کامل از مزیت های آن باشد. بنابرین ما اینجا به شما توضیح خواهیم داد که مهاجرت از یک سیستم سنتی به نام سانترال پاناسونیک به مرکز تلفن تحت شبکه و هوشمند سازی ارتباطات صوتی چه کمکی به پیشرفت سازمان بزرگ شما خواهد کرد.

1) ارتباطات یکپارچه

سازمان های بزرگ معمولا یک اتوماسیون اداری جامع دارند که تراکنش های مختلف سازمان و تعاملات اداری را در آن ثبت می کنند. سیستم تلفن ویپ با توجه به ماهیت نرم افزاری که دارد می تواند با انواع نرم افزارهای سازمانی ارتباط برقرار کند و بهره وری را دو چندان کند.

2) کاهش هزینه های سازمان

اگر شما چندین شعبه در شهرهای مختلف داشته باشید حتما متوجه هزینه های زیاد تماس بین استانی خود شده اید. با استفاده از یک مرکز تلفن VoIP هوشمند می توانید هزینه های بین شعبات خود را به صفر برسانید. هم چنین اگر در سازمان خود افرادی را دارید که دائم در حال رفت و آمد هستند می توانید با آنها نیز به صورت رایگان روی بستر اینترنت و در چارچوب سازمان مکالمه نمایید.

فازبندی یک پروژه باعث می شود که کمترین خلل در ارتباطات تلفنی شما به وجود آید، از لحاظ اقتصادی برای بودجه سازمان برنامه ریزی کنید و طوری برنامه ریزی کنید که تحول ناگهانی روند فعالیت روزانه کارمندان شما را مختل نکند.

3) مدیریت مکالمات منابع انسانی

مرکز تلفن تحت شبکه ویپ به شما این امکان را می دهد تا از تماس های ورودی و خروجی و همچنین داخلی به داخلی ریز گزارشات خود را بگیرید. اینگونه گزارشات به شما این امکان را می دهد تا بتوانید بر رفتار سازمانی منابع انسانی سازمان مسلط باشید و آنها را در راستای پیشرفت و ارتقای رفتار سازمانی راهنمایی یا مشکلات را شناسایی کنید.

مدیریت منابع انسانی

4) عدم نیاز به تغییر زیرساخت شبکه

با توجه به اینکه مرکز تلفن ویپ مبتنی بر شبکه داخلی یک سازمان کار می کند برای مهاجرت به سمت آن نیازی به تغییرات در زیر ساخت فیزیکی نیست و با استفاده از ظرفیت موجود شبکه سازمان و از طریق همان کابل های شبکه موجود ارتباطات تلفنی برقرار خواهد شد.

5) مقیاس پذیری

مرکز تلفن ویپ بر خلاف سانترال پاناسونیک امکان ارتقا را در ساده ترین روش دارد. به طور مثال برای اضافه کردن تعدادی داخلی جدید نیازی به اضافه کردن سخت افزار ندارد و به دلیل عدم محدودیتی که دارد آن را به یک مرکز تلفن تحت شبکه محبوب تبدیل کرده است.

6) عدم نیاز به خرید تلفن رومیزی در مرکز تماس

اگر در سازمان خود یک مرکز تماس دارید، می توانید بدون هزینه و خرید تلفن جدید از تلفن های نرم افزاری یا سافت فون برای تماس های خود استفاده کنید. سافت فون یک تلفن نرم افزاری است به بدون پرداخت هزینه می توانید به صورت رایگان از آن استفاده کنید.

مرکز تماس

7) پیاده سازی قوانین درون سازمانی تماس های ورودی و خروجی

در سازمان ها معمولا قوانین زیادی برای چگونگی استفاده کارکنان از خطوط تلفن است. به طور مثال یک واحد بتواند فقط از شماره تلفن های ثابت استفاده کند. یک گروه دسترسی به همه خطوط را داشته باشد اما طبق یک سیستم سازی میزان مکالمات به صورت یک قبض برای آنها صادر یا برای دریافت گزارش صرفا به اطلاع بخش مالی سازمان برسد.

برای تماس های خروجی نیز می توان انواع قوانین را ایجاد کردو مثلا می توان سیستم را به نوعی پیکربندی کرد که پیش شماره های یک یا چند شهر به یک گروه یا یک نفر در سازمان وصل شود. مثلا پیش شماره 031 اصفهان فقط به داخلی 101 وصل شود.

8) امکان اتصال خطوط اینترنتی بدون نیاز به تجهیزات سخت افزاری

با توجه به اینکه ماهیت سیستم تلفن VoIP مبتنی بر شبکه است و ارتباطات از طریق IP برقرار می شود، برای ارتباط با خطوط سیپ ترانک نیازی به تهیه سخت افزار ندارند. خط اینترنتی یا سیپ ترانک خطوطی هستند که بر روی بستر شبکه منتقل می شوند و با مرکز تلفن تححت شبکه سازگاری کامل دارند.

9) امکان استفاده از فکس بر روی VoIP

یک سازمان بزرگ معمولا ورودی و خروجی زیادی از فکس را به صورت روزانه دارد. علاوه بر هزینه خرید کاغذ که اگر در تعداد روزهای سال ضرب شود عدد قابل توجهی خواهد شد، مدیریتی بر فکس های ورودی و خروجی خود ندارد. سیستم تلفن ویپ این امکان را به شما می دهد تا بتوانید فکس های خود را سیستمی کنید و هر وقت که به آنها نیاز داشتید سراغشان بروید. با این روش شما می توانید محدودیت داشتن دستگاه فکس فیزیکی را در سازمان حذف کنید و به هر کاربر یا هر دپارتمان یک فکس مجازی بدهید.

10) جابجایی ساده کارمندان بدون تغییر در ساختار

اگر شما در سازمان خود از سانترال پاناسونیک استفاده می کنید حتما به این مشکل برخورده اید که در زمان جابجای یک کارمند از یک واحد به واحد دیگر برای حفظ شماره داخلی می سراغ سانترال پاناسونیک رفته باشید و پورت های دستگاه را جابجا کرده باشید. عمر این دستگاه منسوخ شده تمام شده است، حالا وقت استفاده از یک سیستم کارآمد است. با داشتن یک مرکز تلفن VoIP فقط کافی است تلفن کاربر را از روی میز قدیمی به میز جدید انتقال دهید، به همین سادگی!

11) قیمت پایین، مزایای زیاد

آخرین گزینه از مزیت های سیستم تلفن تحت شبکه در سازمان های بزرگ قیمت مناسب آن است. از مزایای بی شمار آن که بگذریم، در مقایسه با مرکز تلفن پاناسونیک قیمت بسیار مقرون به صرفه تری را خواهد داشت. به عنوان مثال برای ارتباط یک خط سیپ ترانک مخابرات یا سیپ ترانک آسیاتک، یا سیپ ترانک شاتل، یا سیپ ترانک پیشگامان و امثالهم باید به سانترال پاناسونیک سخت افزاری اضافه شود که منجر به هزینه جدید برای سازمان است. اما مرکز تلفن VoIP بدون نیاز به سخت افزاری امکان برقرای این ارتباط را دارد.

نتیجه گیری

نتیجه گیری

سازمان های بزرگ خصوصی یا دولتی علاوه بر اینکه باید سیاست های سنت گرا، قوانین و بروکراسی های دست و پا گیر را برای ارتقای سطح کیفی سازمان کمتر کنند، می توانند با دریافت مشاوره متخصصین فناوری اطلاعات نوع ارتباطات خود را بر مبنای تکنولوژی و در نهایت به سمت ارتباطات نوین مخابراتی سوق دهند. استفاده صحیح از تکنولوژی بی شک باعث پیشرفت یک سازمان و ارتقاط سطح کیفی آن می شود. شاید یکی از دلایل عدم استفاده از سرویس های تکنولوژیک در سازمان ها، به طور خاص و با توجه به موضوع مقاله “مرکز تلفن ویپ” ترس از بروز اختلال و یک تحول ناگهانی باشد.
ما در این مقاله با توجه به تجربیات متعددی که در سازمان های بزرگ خصوصی و دولتی داشته ایم روش مهاجرت از یک سیستم منسوخ شده به نام سانترال پاناسونیک را به یک سیستم بروز به نام مرکز تلفن ویپ به همراه مزایای آن شرح دادیم. امیدواریم کشور عزیزمان ایران با ایجاد زیر ساخت های نوآورانه و استفاده از نیروهای زبده جوان روز به روز به سمت هوشمند سازی و ارتباطات نوین مخابراتی حرکت و مسیر را برای پیشرفت همگانی هموار سازد.

با ما در تماس باشید

همکاران ما آماده پاسخگویی به سوالات شما هستند.

هومن حیدری
من هومن حیدری هستم. دانشجوی رشته MBA گرایش بازاریابی. 8 سال سابقه فعالیت در زمینه سخت افزار و فناوری اطلاعات دارم و از این مدت 4 سال هست که به عنوان کارشناس فنی و فروش در زمینه سیستم های تلفنی مبتنی بر استریسک و سخت افزارهای مرتبط فعالیت میکنم. مشاوره در زمینه راه کارهای ویپ، امور مرتبط با مارکتینگ و تولید محتوای صوتی، تصویری، متنی و آموزش از علاقه مندی های من هست. تجربه هایی در زمینه مستند سازی سازی و ارائه دیاگرام زیرساخت شبکه، VMS و تجهیزات مدار بسته، پسیو شبکه، طراحی اتاق سرور و مانیتورینگ و مدیریت شبکه های کامپیوتری کوچک دارم و بسیار علاقه مند به فراگیری مباحث جدید در حوزه کسب و کار، فناوری اطلاعات و علاقه مند به کسب و کارهای خلاق هستم.
1 دیدگاه
  1. سارا زنده دل 1399/05/29 در 14:59 پاسخ

    خیلی خوب و کامل بود

دیدگاه خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *