منشی مجازی یا تلفن گویا، کارمند خستگی ناپذیر 24 ساعته

تلفن گویا به همه سیستم هایی که قادر هستند تماس های تلفنی را پاسخ داده و بر اساس نیاز تماس گیرنده اقدام به ارائه خدمات کنند، گفته می شود.

از جمله کاربردهای تلفن گویا می توان به خدمت رسانی در موضوعات متفاوت اشاره کرد. آنجایی که حجم بالایی از تماس های ورودی وجود دارد و به دنبال کاهش هزینه های جاری هستید، استفاده از تلفن گویا پیشنهاد می گردد. بسیاری از مجموعه ها به این علت از تلفن گویا استفاده می کنند که ساعات کاری خود را به 7 روز هفته و 24 ساعت شبانه روز افزایش دهند.

چرا تلفن گویا؟

خودکار سازی فرآیندها و درخواست ها مشتریان از جمله مواردی است که به کمک این سیستم قابلیت انجام و پیاده سازی را دارد. به عنوان مثال بانکداری تلفنی به شما این امکان را می دهد تا در هر لحظه و هر جایی که دسترسی به تلفن وجود داشته باشد بتوانید با برقراری تماس با شماره بانک، کلیه درخواست های بانکی خودتان را پیگیری کرده و به ثمر برسانید. بهره مندی از سیستم تلفن گویا سبب می شود تا همه فعالیت ها را به صورت اتوماسیون و بی نیاز از نیروی انسانی انجام دهید.

در صورتی که به هر علت، سازمان به وسیله تلفن گویا نتواند نیازش را برآورده سازد یا نیاز به راهنمایی بیشتر داشته باشد، تماس مورد نظر می تواند به نیروی انسانی متصل گردد. روند طی شده به کارمندان این اجازه را می دهد تا زمان بیشتری را صرف انجام تعاملات پیچیده تر کنند و تا حد امکان در زمان آن ها صرفه جویی گردد و دیگر مجبور نیستند زمان خود را صرف ارائه اطلاعات اولیه از جمله آدرس، ساعات کار، قیمت محصولات یا شماره حساب شرکت یا سازمان کنند.

چگونگی استفاده از تلفن گویا

مراکز تماس به روش های متفاوتی می توانند از تلفن گویا بهره ببرند. این سرویس امکان دسته بندی مشتریان و ارائه سرویس بر اساس نیاز آنها را بر اساس امکانات مرکز تماس در اختیارشان قرار می دهد. مخاطب سازمان بر اساس انتخاب قرارگیری در صف، دریافت خدمات خودکار یا تقاضای تماس امکان ارتباط با بخش های مختلف را پیدا می کند.

استفاده از خدمات تلفن گویا می تواند به صورت نامحدود و با تعریف الگوریتم های متفاوتی محقق گردد. استفاده از زبان های متفاوت نیز به شما این امکان را می دهد تا در صورتی که برای کسب و کارتان نیاز به سرویس دهی فراتر از مرزهای کشور داشتید، از این طریق درصدد انجام آن برآیید.

از جمله مزایای استفاده از تلفن های گویا برای کسب و کارهای نوپا این است که می توانند برای بزرگ تر جلوه دادن کسب و کارشان بهره ببرند و احتمالا نیازی هم نیست که تماس گیرنده متوجه این موضوع باشد که تماس های بخش فروش و پشتیبانی، هر دو به یک نفر متصل می گردد.

از جمله کاربردهای تلفن گویا می توان به موارد زیر اشاره کرد:

دریافت نوبت و شماره

بسیاری از بیمارستان ها و سازمان ها برای ارائه خدمات نیاز به ثبت سفارش و دریافت نوبت ازسوی مراجعه کنندگان خود دارند تا بر اساس اطلاعات و تعداد نفرات درخواست کننده، نسیت به ارائه خدمات، اقدام کنند. همچنین دریافت نوبت و شماره از این طریق موجب کاهش زمان انتظار مراجعه کنندگان و جلوگیری از بروز تداخلات آتی آنها می گردد.

تفریح و اطلاع رسانی

بسیاری از مجموعه ها برای معرفی و ارائه توضیحات در خصوص کسب و کارشان از تلفن گویا استفاده می کنند. همچنین پیاده سازی و اجرای سیستم های همچون گیمیفیکیشن یا بازی کاری از جمله مواردی است که توسط این سیستم قابلیت پیاده سازی و اجرا را دارد.

دریافت نتایج از طریق تلفن گویا

بسیاری از پیگیری هایی که مربوط به سازمان های متفاوت است از جمله دریافت نتایج آزمایشات، نتایج آزمون ها، نتایج درخواست مجوزات و … به راحتی و بر اساس کدهایی که به شکل عدد در سیستم امکان وارد کردن داشته باشند، توسط تلفن گویا قابل استعلام و دریافت هستند.

نظر سنجی و پرسش و پاسخ

سازمان های بسیاری این امکان را به مخاطبینشان می دهند تا با استفاده از سرویس تلفن گویا اقدام به دریافت نظرات آن ها کنند.

سایر کاربردها:

بانکداری: دریافت موجودی، پرداخت صورتحساب، نقل و انتقال وجه

خرید: انجام سفارشات، رزرو بلیط، پرداخت مبالغ بصورت اعتباری

قبوض: دریافت صورتحساب، مشاهده مصرف

سفر: دریافت وضعیت جاده و آب و هوا، اطلاعات پرواز

منبع: wikipedia