یکی از دغدغه های مدیران سازمان ها و مجموعه ها در خصوص راه اندازی سیستم های مرکز تماس، بررسی و انتخاب بین دو گزینه مطرح موجود است. یکی از این گزینه ها مراکز تماس سانترال و دیگری مراکز تماس ویپ است که هر یک از آنها کارایی خاص خودشان را دارند. در ادامه سعی خواهیم کرد برخی از مهم ترین ویژگی های هر یک را به طور مختصر و مفید بیان کنیم.
مراکز تلفن تحت شبکه ویپ voip غالبا Web Base بوده و دارای رابط گرفیکی زیبا و روانی هستند که کاربران راحتی کار با آن را احساس خواهند کرد. در این ساختار برای انجام هر گونه تغییرات نیازی به حضور فیزیکی نیروی فنی و متخصص ویپ نمی باشد و اکثر کارها توسط ریموت و بصورت کنترل از راه دور صورت می پذیرد.
مراکز تلفنی قدیمی تر معمولا دارای ساختار کاری پیچیده ای هستند و به گونه ای طراحی شده اند که جز با حضور کارشناس فنی مربوطه، امکان استفاده از سیستم ها میسر نیست.
فرض کنید شرکت یا سازمانی دارای چندین شعبه و دفتر مختلف در مکان های متفاوت باشد، در این صورت این شعب هم می توانند هر یک مرکز تماس ویپ مخصوص به خود را داشته باشند و هم اینکه می توانند از طریق بستر اینترنت، اینترانت و یا هر نوع ارتباط پایدار دیگری، با یکدیگر تماس های تلفنی رایگان و داخلی برقرار کنند. در مثال ذکر شده این موضوع هم قابل انجام است که هر یک از مراکز بتواند از خطوط شهری دفتر دیگر نیز استفاده کند، به عنوان مثال دفتر تهران بتواند از خطوط دفتر مشهد استفاده کند. در سانترال آنالوگ این امکان میسر نیست.
نیاز شما با ویپ برطرف می شود
در مراکز تلفنی تحت شبکه ویپ، به راحتی می توانید گوشی تلفنتان را به پورت های شبکه متصل نمایید و عملا از سیم کشی مجدد در این خصوص بی نیاز خواهید شد. همچنین در صورت تمایل این امکان را خواهید داشت تا با نصب تلفن های نرم افزاری بر روی کامپیوتر یا لپ تاپ خود از امکانات مرکاز تلفنی ویپ بهره ببرید.
مراکز تلفنی ویپ از استانداردی با عنوان SIP بهره می برند که موجب می شود تا هر نوع دستگاهی که این استاندارد را پشتیبانی کند، قابل استفاده باشد. این موضوع به شما کمک می کند تا بدون هیچ نوع محدودیتی دستگاه ها، سخت افزارها و گوشی های تلفن دلخواه خود را انتخاب و از آنها استفاده کنید. شاید بخواهید از چندین برند و مدل متفاوت برای راه اندازی مرکز تلفنتان بهره ببرید که با توجه به موارد گفته شده، همه اینها امکان پذیر است.
گوشی تلفن های ویپ در انواع و اقسام مدل ها با امکانات متنوع تولید و عرضه می شوند. تلفن های ویژه کارمندان، گوشی تلفن ویژه منشی، تلفن های طراحی شده برای مدیران، گوشی های تلفن با صفحه نمایش رنگی و بزرگ، گوشی های تلفن بی سیم، شکیل و زیبا که حتی قابلیت برقراری تماس های تصویری را نیز به شما می دهند، همگی در گروه تلفن های ویپ قرار می گیرند.
سانترال شما را محدود می کند!
در سیستم های تلفن سانترال آنالوگ، در انتخاب گوشی تلفن محدودیت هایی وجود دارد، از جمله آنکه در صورتی که قصد استفاده از برند پاناسونیک را دارید، الزاما میبایست گوشی هایی با همان برند را نیز تهیه کنید و حق انتخاب دیگری ندارید و برند های دیگر نیز سازگاری با دستگاه شما ندارند.
شرکت های بسیاری تمایل دارند تا در صورتی که نیاز به جا به جایی داشتند (حتی به صورت موقت) بتوانند شماره تماس داخلی خود را نیز در اختیار داشته باشند. در صورتی استفاده از سیستم مرکز تماس ویپ، هر کاربر استفاده کننده از تلفن، به سادگی می تواند شماره تماس داخلی خودش را به مکان جدید انتقال دهد. تمامی موارد گفته شده بدون اعمال کوچک ترین تغییر در ساختار شبکه اتفاق می افتد.
حتی اگر کارمندی بخواهد تا به هر دلیل از جمله دور کاری یا ماموریت کاری، در نقطه ای به جز محل کارش پاسخگوی مشتریانش باشد، به راحتی و به وسیله راه اندازی تلفن نرم افزاری (اپلیکیشن تلفن همراه) امکان دریافت تماس های ورودی بر روی خط داخلی خودش را خواهد داشت.
به علت استفاده از پروتکل SIP، کلیه تماس ها، در تمامی نقاط جهان قابل دریافت هستند، از همین رو افرادی که از مراکز تماس ویپ برای ارتباط با مخاطبینشان استفاده می کنند، به هیچ عنوان نگران جا به جایی ها و تغییرات جغرافیایی نیستند و در هر ساعت از شبانه روز و در هر جایی که حضور داشته باشند، می توانند تمامی ارتباطات تلفنی اشان را برقرار کنند.
10 دلیل قانع کننده برای راه اندازی مرکز تماس ویپ
1- سهولت در راه اندازی و نصب سیستم
مراکز تلفنی ویپ، از رابط کاربری و گرافیکی بر پایه وب بهره می برند و به همین دلیل از هر جایی که دسترسی به شبکه وجود داشته باشد، به وسیله یک مرورگر، امکان استفاده از سیستم را خواهید داشت و می توانید تنظیمات و تغییرات مد نظرات را از این طریق اعمال کنید. این در حالیست که در صورتی که تمایل به استفاده از سستم های سانترال را داشته باشید می بایست از طریق نرم افزار خاص خود و یا با شماره گیری کدهای منحصر به فرد از روی تلفن مدیر، برنامه ریزی های مد نظر را انجام دهید.
2- کاهش قابل ملاحظه هزینه ها با مرکز تماس ویپ
استفاده از مرکز تماس ویپ به شما این امکان را می دهد تا تمامی ارتباطات درون سازمانی خود را از طریق اینترنت انجام دهید و در این صورت دیگر نیاز به پرداخت هزینه های مکالمه بر روی خطوط سازمانی وجود ندارد و تمامی مکالمات شما به صورت رایگان برقرار می گردد.
3- حذف سیم کشی اختصاصی خطوط تلفن
بر خلاف آنچه که در رابطه با راه اندازی مراکز تلفن سانترال وجود دارد که میبایست برای هر مشترک، یک زوج سیم ویژه تحویل گردد و برای اضافه کردن تعداد بیشتری از داخلی بر حجم و اندازه این سیم کشی ها افزود، در مراکز تلفنی ویپ، به دلیل استفاده از بستر شبکه و IP به هیچ عنوان نیاز به کابل کشی اختصاصی وجود ندارد.
مراکز تلفنی ویپ می توانند از شبکه LAN به عنوان مسیر ارتباطی تلفن استفاده کنند. می توان از یک کابل LAN برای تعداد بیشتری کاربر نیز استفاده نمود. در ساختار مراکز تلفنی ویپ، در صورتی که هیچ نوع سیم کشی نیز وجود نداشته باشد، از طریق اتصال به شبکه بی سیم Wi-Fi امکان برقراری ارتباط و استفاده از سیستم فراهم می گردد.
4- نداشتن محدودیت در انتخاب برند
در مراکز تلفنی سانترال، به دلایل زیادی از جمله پایداری و کارایی سیستم همواره پیشنهاد می گردد تا اجزا تشکیل شونده از جمله گوشی های تلفن و سایر سیستم های مکمل از برند مشابه با مرکز تلفن استفاده گردد. در مراکز تلفنی ویپ به دلیل اینکه تمامی اجزا مرتبط بر اساس استاندارد SIP تولید می شوند، محدودیت های عنوان شده به طور کامل از بین می رود و کاربران این امکان را دارند تا از هر نوع دیوایس و تجهیزات با برند دلخواه خود استفاده کنند.
5- توسعه و انعطاف پذیری
بر خلاف مراکز تماس سانترال که به صورت استاتیک و ثابت امکان استفاده از خدمات و قابلیت ها را به شما می دهند، مراکز تماس ویپ، در استفاده از خطوط شهری، E1 و SIP Trunk و همچنین در تعدد مشترکین و داخلی ها بسیار انعطاف پذیر است. همچنین با استفاده از پنل تحت وب امکان تعریف سناریو های متفاوت پاسخگویی بر اساس ایام تعطیلات، اعیاد، رحلت ها، ساعات پر ترافیک و… وجود دارد.
6- بالا رفتن میزان بازدهی پرسنل و افزایش رضایتمندی مشتریان
مراکز تلفنی ویپ به دلیل استفاده از بستر IP امکان اتصال با سرورها، وب سایت ها، اپلیکیشن ها و سایر نرم افزارها را به شما می دهد. در این صورت می تواند با اتصال مرکز تماس ویپ با نرم افزار CRM یا ERP به محض برقراری تماس از سوی مشتری، کاربر می تواند اطلاعات تماس مخاطب را به همراه پرونده کاملی از مشخصات مشترک در لحظه و بر روی مانیتور خود مشاهده کند و به شکل هدفمندتری پاسخگوی نیاز مشتریانش باشد.
7- قابلیت های بیشتر با هزینه کمتر
در بسیاری از جهات قابلیت های مراکز تلفن ویپ قابل قیاس با سانترال نیستند و امکاناتی بسیار زیادی در اختیار شما قرار می دهد. از جمله این امکانات می توان به پاسخگوی خودکار، پیامگیر صوتی، پنل مانیتورینگ، گزارش گیری کامل، ماژول ارسال پیام صوتی، ضبط مکالمات، سیستم رضایت سنجی اپراتورها و… اشاره کرد.
در صورتی که بخواهید هر یک از این امکانات را بر روی تلفن سانترال داشته باشید، می بایست هزینه های بسیاری را انجام دهید که احتمالا چندین برابر راه اندازی مرکز تماس ویپ هزینه بردار خواهد بود. ذکر این نکته نیز لازم است که بدانید در سانترال های آنالوگ حتی در صورت صرف هزینه هم امکان پیاده سازی بسیاری از این قابلیت ها میسر نیست.
8- قابلیت جا به جایی
همانطور که گفته شد، در صورتی که یکی از کاربران بخواهد به هر علتی در فضایی جز محل کار یا پشت میز خودش ارتباط برقرار کند کافیست تلفن خود را به نزدیک ترین سوکت شبکه متصل نماید و نیازی به سیم کشی مجدد وجود ندارد.
9- قابلیت استفاده از سافت فون
Soft Phone به نرم افزاری گفته می شود که با نصب بر روی کامپیوتر، تمامی امکانات یک گوشی تلفن کامل را به شما می دهد. در این صورت کاربر می تواند با استفاده از رایانه خود، تمامی تماس های ورودی و خروجی خود را دریافت کند و با ار یک از کاربران داخلی ارتباط برقرار کند. مهم ترین مزیت سافت فون برای کاربران این است که به صورت رایگان و بر روی هر تعداد داخلی که مد نظر داشته باشید، قابل نصب است.
10- سهولت در استفاده
استفاده از پنل کاربری مراکز تلفنی ویپ و همچنین گوشی های ساخته شده بر اساس پروتکل SIP بسیار ساده بود و همچنین به جهت برقراری ارتباط هر چه بهتر بین سیستم ها و کاربران، بطور پیوسته این سیستم ها در حال بروز رسانی و نوآوری می باشند.
در همین خصوص نرم افزار مرکز تماس مبتنی بر voip مجموعه ویپ 98، با دارا بودن قابلیت های بروز و جذاب می تواند شما را در رسیدن به اهدافتان به شکل هر چه بیشتر و بهتر یاری کند.