اگر در دستگاه های خود یا هنگام استفاده از سرویس های خاص با مشکل روبرو شویم، اولین کاری که می کنیم این است که با مراکز تماس مربوطه ارتباط برقرار کنیم. مرکز تلفن سنتی که از تلفن سانترال استفاده می کند، دفاتری هستند که در آن چندین مدیر اجرایی مستقر می شوند که تماس ها را برقرار می کنند و راه حل هایی را برای مشکلاتی که مشتریان با آن روبرو هستند ارائه می دهند.
علاوه بر این، چندین عنصر مانند CRM یا تلفن گویا و ابزارهای دیگر وجود دارد که با نرم افزار مرکز تماس تلفیق شده اند تا به مدیران کمک کنند خدمات را با اطمینان بیشتر به مشتریان ارائه دهند. با این حال، مانند بسیاری از خدمات دیگر، مراکز تماس نیز به تدریج به سمت ابر حرکت می کنند و مراکز تماس ابری مزایای بیشتری را برای شرکت هایی که مراکز تماس راه اندازی می کنند، ارائه می دهند و باعث مهاجرت شرکت ها از استفاده از تلفن سانترال به سمت بسترهای ابری می شوند.
مراکز تماس ابری در بسیاری از جنبه ها بهتر از مراکز تماس سنتی هستند. مشتریانی که با مدیر مرکز تماس صحبت می کنند حتی متوجه نمی شوند او از طریق مرکز تماس ابری با مدیر اجرایی صحبت می کند یا تلفن سانترال، و بنابراین، تجربه به هیچ وجه متفاوت نخواهد بود، و فقط پاسخگویی ها با سرعت و کیفیت بیشتری انجام می شوند.
این مقاله از ویپ98، دلایلی را در اختیار شما قرار می دهند که بتوانید با آگاهی از مزایای تلفن های اینترنتی و ابری، استفاده از تلفن سانترال را کنار بگذارید و به سمت فضایی بروید که بیشترین مزایا را برای شما به همراه دارد.
هزینه راه اندازی مراکز با استفاده از بستر ابری بیشتر است یا تلفن سانترال؟
راه اندازی سانترال و مرکز تماس، قطعا هزینه بر است. حتی اگر فضای زیادی برای پذیرش همه کارشناسان خود داشته باشید، تهیه مجموعه ای از منابع سخت افزاری برای راه اندازی یک مرکز تماس ضروری است، که می تواند منجر به سرمایه گذاری های اولیه بسیار بالا شود. اجزای سخت افزاری مورد نیاز شامل رایانه، تلفن سانترال، سرور و تجهیزات متعدد دیگر است و از آنجا که همه این قطعات برای نیازهای تجاری طراحی شده اند، تجهیز، راه اندازی و نگهداری آن ها پیچیده و پرهزینه است. همچنین به تکنسین های متخصصی نیاز دارید که بتوانند همه چیز را تنظیم کنند و این هزینه شما را افزایش می دهد.
از سوی دیگر، اگر مرکز تماس ابری را راه اندازی کنید، مطمئنا هزینه ای صرف کرده اید، اما به اندازه هزینه های مربوط به راه اندازی یک مرکز تماس سنتی نیست. فقط باید مبلغ اولیه را طبق قرارداد پرداخت کنید، که بسیار کمتر از هزینه دستگاه های مورد نیاز و راه اندازی آن هاست. از آنجا که سرمایه گذاری های اولیه برای این بستر کم است، حتی استارتاپ های کوچک و سایر سازمان ها می توانند به راحتی هزینه ایجاد مراکز تماس ابری را بر عهده بگیرند و هزینه ها را برای تقویت بیشتر زیرساخت های موجود در زمینه خدمات شرکت کاهش دهند.
تلفن سانترال، تنظیمات پیچیده تر
راه اندازی مرکز تماس آسان نیست و حتی با پیشرفته ترین تیم تکنسین، این کار ساعت ها یا حتی روزها طول می کشد تا راه اندازی کامل شود. همه چیز همیشه بی نقص پیش نمی رود و ممکن است همه دستگاه های لازم در همه حال در دسترس نباشند و در نهایت زمان لازم برای راه اندازی مرکز تماس را چند برابر می کند. علاوه بر این، نرم افزار مورد نیاز نیز باید روی همه سیستم ها نصب شود و در نهایت زمان بیشتری را به زمان راه اندازی کلی اضافه می کند.
راه اندازی مرکز تماس ابری به همین سادگی است یا ممکن است چند مرحله بیشتر از شروع کار با رایانش ابری باشد. فقط کافی است جزئیات شرکت خود را در رابط وب ارائه شده توسط شرکت مرکز تماس ابری تنظیم کرده و برای شروع برنامه ها را در دستگاه های مربوطه بارگیری کنید. این فرآیند ممکن است زمان بر باشد، اما زمان راه اندازی تلفن ویپ بسیار کمتر از راه اندازی مرکز تماس با تلفن سانترال قدیمی است و در عین حال، فرایندها نیز ساده تر هستند.
نگهداری از کدام سیستم تلفنی آسان تر است؟
هنگام افزودن کارمند جدید به مجموعه مرکز تماس سنتی، نیاز به افزودن تلفن سانترال، اتصالات جدید، و حتی میزهای جدید دارید که ممکن است پیچیدگی بیشتری را به تنظیمات موجود اضافه کند. همچنین این مسئله باعث افزایش هزینه ها نیز خواهد شد. علاوه بر این، کارمندی که در مرکز تماس قدیمی مشغول به کار است، تنها تا زمانی که پشت میز کار خود در دفتر نشسته باشد می تواند در تماس ها شرکت کند.
اما در مورد مرکز تماس ابری، افزودن کارمند اجرایی جدید بسیار آسان تر است زیرا او فقط باید برنامه ای را بارگیری کند یا باید با اعتبارنامه های ارائه شده توسط سازمان در سایت یا درگاهی ثبت نام کند. او فقط باید مراحل ثبت نام را تکمیل کند، که تنها کمی پیچیده تر از ایجاد یک حساب ایمیل است و برخلاف هماهنگی با سیستم تلفن سانترال، می توان آن را در عرض چند دقیقه و بدون هیچ گونه سرمایه گذاری اضافی انجام داد.
علاوه بر این، می تواند از تلفن همراه قدیمی خود برای برقراری تماس استفاده کند، می تواند از هر مکانی به مشتریان خدمات رسانی کند و همچنین می تواند گزینه ای عالی برای کار در خانه، در حال حاضر و پس از COVID-19 باشد.
بهترین گزینه برای آسان ترین روند تعمیر و ارتقا؛ تلفن سانترال یا تلفن ابری؟
حتی اگر سازمانی مرکز تماس خود را بسازد، با سرمایه گذاری زیاد، تقریباً سرمایه صرف شده با هزینه ارتقاء تجهیزات موجود پس از سال های خاص، یکسان یا تقریباً یکسان خواهد بود. وقتی صحبت از تعمیر و نگهداری می شود، بسیاری از کارهای تعمیر و نگهداری باید انجام شود و همیشه باید یک تیم تکنسین فنی آماده باشد که بتواند مشکلات مربوط به تجهیزات تلفن سانترال را بلافاصله پس از وقوع به صورت قطعی برطرف کند. در صورت بروز مشکلات جدی و از کار افتادن مرکز تماس در این بازه زمانی، حتی با تجربه ترین تیم هم چندین ساعت متوقف می شود.
در مرکز تماس ابری، مشکلات همچنان ممکن است رخ دهد، اما از آنجا که توسط تیم شما نگهداری نمی شود، مشکلات آن با سرعت بیشتری برطرف خواهد شد. حتی اگر یک سرور هم با مشکل مواجه شود، بقیه همچنان کار می کنند و کار در مرکز تماس می تواند با سرعت قبلی ادامه یابد. وقتی نوبت به تعمیر و نگهداری می رسد، اصلا نگران این موضوع نباشید و تنها با پرداخت هزینه های سالانه برای استفاده از مرکز تماس ابری، می توانید خدمات مطمئنی را با آرامش کامل دریافت کنید.
مرکز تماس ابری، سازگار با محیط زیست
در مرکز تماس سنتی بر مبنای تلفن سانترال، تجهیزات فرسوده قدیمی نیاز به جایگزینی با اقلام جدیدتر دارند و تنها گزینه برای مهیا کردن بستر جایگزینی، دور انداختن تجهیزات قدیمی تر است. اگر بخواهیم به زبان ساده بیان کنیم، دور ریختن لوازم الکترونیکی قدیمی ایده ای سازگار با محیط زیست نیست، زیرا این امر بر آلودگی محیط می افزاید. روش های مختلفی برای مقابله با زباله های الکترونیکی وجود دارد، با این حال، اکثر شرکت ها بدون رعایت پروتکل های مناسب آنها را دور می اندازند. حتی اگر اجزای قدیمی به دنبال پروتکل های مناسب کنار گذاشته شوند، باز هم ایده مناسبی نیست و تعویض این ابزارها پس از چند سال مقرون به صرفه نخواهد بود.
اما در مراکز ابری، مجموعه ای از منابع توسط چندین سازمان مورد استفاده قرار می گیرد و بنابراین، استفاده کامل از اجزاء در حال انجام است و در عین حال سازگار با محیط زیست است. اگر این قطعات بعد از گذشت زمان نیاز به تعویض داشته باشند، اجزای بسیار کمتری تعویض خواهند شد، زیرا این اجزا همزمان فعالیت های مرکز تماس چندین سازمان را اداره می کردند. با توجه به اشتراک گذاری مناسب منابع، دریافت خدمات از مرکز تماس ابری نیز از نظر محیط زیستی بهتر از مراکز تماس سنتی و تلفن سانترال است.
نتیجه گیری
هیچ شکی وجود ندارد، دریافت خدمات از مرکز تماس ابری به جای راه اندازی تلفن سانترال همیشه سودمند است. از آنجا که اکثر شرکت ها نمی توانند هزینه های ایجاد مرکز تماس را متحمل شوند، کار مدیریت مرکز تماس را برون سپاری می کنند و بنابراین، مشتریان هنگام تماس با مرکز تماس به منظور حل مشکل خود، ممکن است بهترین تجربه را نداشته باشند. بصورت کلی برون سپاری مرکز تماس یک روش هوشمندانه برای بهبود سرویس و کاهش هزینه است.
بدیهی است که کاستی های خاصی در مراکز تماس ابری وجود دارد، اما مزایای مراکز تماس ابری بسیار بیشتر از کاستی ها است. با این حال، اگر یک شرکت معتبر مرکز تماس ابری را انتخاب کنید، تجربه بسیار بهتری را خواهید داشت.